Mettre en place un reporting commercial efficace
19/04/2010 | La prospection, La vente par Julien Duhaubois | Aucun commentaire
Toute entreprise a besoin d’indicateurs pour avancer, pour nourrir ses prises de décisions. Quand il s’agit d’évaluer son efficacité commerciale, le reporting devient souvent plus difficile à cadrer, notamment parce qu’il suppose la participation de collaborateurs commerciaux pas forcément très motivés à l’idée de rendre des comptes…
LA CONSTRUCTION DU REPORTING
Pour qu’il soit efficace, le reporting commercial doit faire l’objet d’une construction réfléchie, visant à servir des objectifs clairs pour la prise de décision et l’orientation de l’entreprise.
Il faut donc bien sélectionner les indicateurs à suivre :
- Quelle utilisation l’entreprise aura-t-elle des indicateurs ? Un indicateur ne doit figurer au reporting que s’il permet derrière des prises de décision.
- Mieux vaut quelques indicateurs pertinents qu’une masse d’information : cela simplifie l’analyse en se concentrant sur des indicateurs essentiels, et cela permet aussi et surtout de faciliter la mise à jour du reporting pour vos collaborateurs (donc leur adhésion).
- Associer du quantitatif et du qualitatif : le quantitatif permet de mesurer des points précis, le qualitatif apporte des éclairages et des idées plus ouvertes.
- Ne choisir que des indicateurs qu’il est vraiment possible de suivre, donc avec des sources d’informations clairement identifiées et fonctionnelles : un indicateur fiable et renseigné dans 100% des cas a significativement plus d’utilité qu’un indicateur peu fiable ou renseigné dans seulement 20% des cas…
L’ALIMENTATION DU REPORTING
Ensuite, un reporting commercial efficace doit être alimenté correctement et régulièrement.
Qu’est-ce qui fait qu’un commercial renseigne un reporting pour la Direction ? Ne nous leurrons pas, la dimension « obligation » continue de jouer un rôle important. Charge au manager commercial de durcir le ton si nécessaire.
Cela étant dit, il y a plusieurs bonnes pratiques pour que cette obligation soit mieux vécue.
Tout d’abord, faire en sorte que l’alimentation du reporting soit la plus simple possible. Par exemple, en s’appuyant sur les outils de travail quotidien du commercial : pour s’organiser, un commercial travaille souvent avec une application CRM, il est donc possible de consolider en fin de semaine ce qu’il a saisi dans le CRM pour son propre besoin afin d’alimenter le reporting (s’il a pris 10 rendez-vous avec des prospects dans son agenda, cette information peut être consolidée dans le reporting ; idem s’il a indiqué que telle affaire avait été gagnée, cela pourra remonter directement dans le reporting). Vous évitez ainsi toute redite, le commercial n’aura pas de saisie supplémentaire à faire pour son reporting hebdomadaire.
Le choix de ces outils de travail est donc aussi primordial : un bon CRM fait un bon reporting, pas l’inverse. Il convient de choisir un CRM simple à utiliser, source de gain de temps dans les nombreuses tâches quotidiennes, et de gain d’efficacité dans les actions clés (relances commerciales à ne pas oublier…). Une fois que l’application CRM est utilisée par vos commerciaux, parce qu’elle leur est utile, vous aurez tout loisir d’obtenir tous les tableaux de bord et reporting que vous souhaitez !
Autre élément important, ne pas considérer que le reporting soit auto-suffisant : ce doit être un appui, un apport pour l’échange, mais en aucun cas çà ne doit remplacer l’échange entre un manager et ses collaborateurs. Le reporting doit être pour le commercial l’occasion d’informer / alerter son manager, qui saura, par le dialogue et l’échange avec son commercial ou son équipe, s’en servir pour les faire progresser et réussir.
Dernier point, il faut valoriser ce que le reporting rapporte au commercial. Si la construction du reporting permet des prises de décision pour l’entreprise, il est impératif d’assurer un feedback auprès de vos commerciaux. Savoir que l’alerte remontée sur telle position d’un concurrent, ou que la recommandation sur le positionnement de telle offre a permis de déclencher telle action concrète est une source réelle de satisfaction et de motivation à poursuivre la remontée d’information.
En conclusion, la mise en place d’un reporting commercial efficace est une opération qui a toute les chances de réussir si elle est suffisamment réfléchie en amont, avec des objectifs clairs et la volonté de les atteindre. C’est également un outil qu’il est utile de repenser régulièrement, pour qu’il cadre toujours au mieux avec la réalité de votre entreprise et de votre organisation commerciale.
