Aujourd’hui, c’est au tour de Document Channel, éditeur de solutions de dématérialisation. Sandra Requena, Chef de  Produit chez Document Channel, a souhaité nous parler de la démarche “Zéro Papier”.

Green IT, développement durable, technologies vertes… depuis plusieurs années, les entreprises françaises tentent d’intégrer à leur croissance un nouvel axe où performance et éthique s’associent pour un enjeu résolument stratégique et citoyen.

Au-delà de rendre l’informatique moins polluante, de consommer moins d’électricité ou encore d’optimiser sa logistique, il n’est pas toujours évident de détecter les « postes » sur lesquels agir en priorité au sein de l’entreprise : l’optimisation de la chaine documentaire et du courrier sortant en est un axe majeur mais quels sont  les outils et technologies qui permettent d’évoluer simplement et efficacement vers le numérique, décryptage d’une démarche Zéro Papier.

Les technologies du numérique sous-utilisées dans la gestion documentaire

Il n’est pas admissible aujourd’hui contenu des technologies existantes,  que l’on constate encore qu’une entreprise de mille personnes imprime 9 millions de pages et en copie 4 millions, que 15% des impressions soient oubliées dans l’imprimante sachant qu’une tonne de papier produit 0,34 tonne de CO². Sans hésitation, on peut se dire que l’on est encore loin d’une démarche « full » numérique et qu’il est grand temps d’agir pour une maitrise optimale de sa chaine documentaire.

Démocratisez le numérique au profit de la gestion documentaire pour toutes les entreprises

Il existe aujourd’hui des solutions informatiques proposant un accès sécurisé et personnalisé à une seule et unique plateforme disponible en mode SaaS et qui permet à chaque salarié de l’entreprise de gérer depuis son poste de travail l’ensemble de ses courriers quotidiens et autres documents à traiter. Simples, sécurisées et en client léger, ces solutions informatiques accessibles à tous, permettent une réduction immédiate de la consommation de papier pour une démarche « éco-responsable ».

Tour d’horizon des zones sur lesquelles nous devons agir au sein de l’entreprise pour une maitrise totale de de la chaine documentaire via une plateforme externalisée unique :

L’archivage électronique cœur de la gestion documentaire
Face à des coûts de stockage exhorbitant, des stocks de papier non protégés, des difficultés pour rechercher les documents et le risque représenté par la perte du capital documentaire de la société, l’archivage électronique sécurisée jusqu’à une valeur probatoire (pour vos documents les plus confidentiels) devient une nécessité incontournable.

La dématérialisation des échanges de façon confidentielle et à valeur de preuve
Nous utilisons tous abondamment et chaque jour l’email pour nos communications courantes mais qu’en est-il lorsque nous souhaitons diffuser un document important ou confidentiel ? Nous optons pour un envoi classique par courrier postal ? Une lettre recommandée ? et donc du papier.

Aujourd’hui, le cadre légal est favorable au numérique, les technologies qui permettent la confidentialité des échanges, leurs traçabilités et leurs valeurs de preuve existent. Il faut donc réussir à démocratiser l’accès à ces technologies et produits pour toutes les entreprises en changeant nos usages et nos habitudes.

Le courrier postal sortant
La démarche Zéro Papier ne signifie pas forcement la disparition d’une communication papier mais elle engage aussi au-delà des applications numériques à l’optimisation du traitement des courriers papiers. Le courrier papier reste toutefois un outil de communication indispensable et de qualité qui n’est pas près de disparaître au sein des entreprises (relations clients, communication publicitaire…)

Toutefois il est aujourd’hui possible de l’externaliser et donc d’en optimiser sa logistique, sa fabrication, son impression, sa mise sous plis…et ce, via des solutions à la demande.

De plus, ces solutions permettent de mesurer et de maitriser la consommation de courriers. Elles replacent chaque poste de travail et chaque utilisateur au cœur de la rationalisation de la chaine documentaire.

Optimiser sa chaine documentaire : des enjeux à tous les niveaux

Adopter dès aujourd’hui une démarche Zéro Papier en utilisant les technologies adéquates qui permettent d’agir sur l’ensemble de la gestion documentaire est devenu un enjeu et une tendance irréversible pour  toutes les entreprises :

• Un enjeu réglementaire avec de nouvelles obligations légales mise en place par le gouvernement à travers par exemple le Grenelle de l’environnement et l’obligation de passer un bilan Carbonne pour les entreprises de plus de 50 salariés dans un délai de 3 à 5 ans.
• Un enjeu stratégique en augmentant sa compétitivité tout en réduisant son empreinte de CO².

* John Howkins – The Creative Economy (Penguin Books)

Initiée par INES début 2009, ISA (INES SaaS Alliance) regroupe des acteurs majeurs du monde du SaaS. ISA a pour objectif de mettre à disposition des entreprises le meilleur des logiciels en mode locatif.

Les trois nouveaux partenaires ISA fournissent bien entendu des solutions en mode SaaS, dédiées au développement et à la performance des entreprises :
- App-line : solutions de centre de contacts multicanal permettant de développer une approche compétitive de la relation client tournée vers la diversité des accès, la qualité du service rendu et la productivité.
- Ipexia : offre logicielle de téléphonie basée sur les standards du marché, permettant aux entreprises d’accéder facilement aux fonctionnalités avancées de collaboration et donc d’augmenter la productivité de chaque collaborateur.
- MediaTech Softwares : solutions pour automatiser totalement ou partiellement certaines opérations marketing, commerciales, et relationnelles de ses clients via la technologie mobile (SMS, MMS et Web mobile). Des secteurs comme la santé, la distribution, les médias ou encore l’immobilier sont concernés.

« Nous sommes très heureux du succès que remporte l’Alliance ISA depuis son lancement. De nombreux éditeurs souhaitent rejoindre l’Alliance. Dans la période tourmentée que traverse notre économie, le mode locatif est une bonne réponse pour les entreprises. Le catalogue ISA va donc très naturellement continuer à s’étoffer dans les mois à venir » conclut Bertrand Bucelle, responsable des partenariats INES.

Ces trois nouveaux partenaires viennent s’ajouter aux offres déjà présentes dans ISA :
- la dématérialisation des documents et des courriers avec Document Channel,
- des services clés en main de web conférences avec In Meeting Service,
- un portail sécurisé des plans électroniques avec Batiged,
- la détection de leads sur sites web avec Webleads Tracker,
- la personnalisation graphique dans INES avec 24-7 …

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